SƠ ĐỒ TỔ CHỨC ĐẠI TÙNG LÂM HOA SEN
Ban Quản trị Đại Tùng Lâm Hoa Sen thống nhất và ban hành thuyết minh sơ đồ tổ chức và hoạt động của Ban Điều hành Đại Tùng Lâm Hoa Sen. Cơ cấu tổ chức Ban Điều hành được thiết lập bao gồm các đơn vị: Khối Văn phòng (Ban Điều hành), Ban Hộ thất, Ban Hộ chúng, Ban Hộ pháp. Chi tiết như sau:
Ban điều hành
Ban Điều hành là cơ quan thừa hành và chịu trách nhiệm trước Ban Quản trị, thực hiện các thẩm quyền điều hành, quản lý các công việc phát sinh hàng ngày liên quan đến công tác tổ chức hoạt động liên quan đến văn hóa tâm linh Phật giáo của Đại Tùng Lâm Hoa Sen.
Thành phần Ban Điều hành gồm:
-
Tổng Điều hành và các Phó Tổng Điều hành do Ban Quản trị bổ nhiệm để phụ trách các nghiệp vụ liên quan đến công tác điều hành.
-
Tổng Điều hành là người thường trực điều hành mọi tổ chức hoạt động của Ban Điều hành, chịu trách nhiệm chính trước Ban Quản trị về hoạt động điều hành của mình.
-
Các Phó Tổng Điều hành là người giúp việc cho Tổng Điều hành trong việc tổ chức, quản lý và điều hành các đơn vị trực thuộc và được Tổng Điều hành phân công trực tiếp theo dõi, giải quyết một số lĩnh vực công tác thuộc thẩm quyền của Tổng Điều hành. Các Phó Tổng Điều hành chịu trách nhiệm trước Tổng Điều hành về chất lượng và hiệu quả công việc được giao.
Giúp việc cho Ban Điều hành có các đơn vị nghiệp vụ gồm: Khối Văn phòng Ban Điều hành, Ban Hộ thất, Ban Hộ chúng, Ban Hộ pháp.
Khối Văn phòng (Ban Điều hành)
Khối Văn Phòng Ban Điều hành gồm các Bộ phận:
-
Bộ phận Nội vụ & Nhân sự: Quản lý và thực hiện các công tác hành chính, nhân sự, nội vụ, văn thư và các công tác hậu cần; Đăng ký quản lý lưu trú của LHĐT với chính quyền địa phường
-
Bộ phận Giám sát khen thưởng kỷ luật: Chịu trách nhiệm thực hiện, giám sát, khích lệ đời sống thiền môn, giới hạnh, đạo đức, trật tự sinh hoạt, giám sát quá trình tham gia tu tập của các đồng tu.
-
Bộ phận Công nghệ thông tin: Quản lý hệ thống server, lưu trữ và các cơ sở dữ liệu của toàn bộ hệ thống công nghệ thông tin; Quản trị hệ thống mạng, hệ thống phần mềm và hệ thống camera.
-
Bộ phận Tài chính, kế toán – ngân quỹ: Thực hiện các công tác tiếp nhận, quản lý toàn bộ công tác thu chi tài chính, đảm bảo tuân thủ theo quy định nội bộ và quy định của pháp luật.
Ban Hộ thất
Ban Hộ thất gồm các bộ phận:
Bộ phận Pháp khí: Phân bổ nhân sự phù hợp đảm nhiệm công tác pháp khí, cho mỗi thời khóa. Hướng dẫn chia sẻ pháp khí cho các thành viên. Quản lý và bảo quản các pháp khí, Các công tác khác theo chỉ đạo của Trưởng Ban.
-
Bộ phận Nghi lễ & Sự kiện: Xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện, Pháp hội, chương trình nghi lễ định kỳ và thường niên. Công tác chuẩn bị, mua sắm hàng hóa, vật tư phục vụ tổ chức, điều phối nhân sự cho công tác nhang, đèn, hương, hoa, trái cây,… Kiểm kê, bảo quán các vật dụng, tượng, bồ đoàn, bình hoa…. Các công tác khác theo chỉ đạo của Trưởng Ban.
-
Bộ phận Đào tạo: Xây dựng và triển khai các quy chế, quy định, quy trình, công tác thanh quy để vận hành. Quản lý thông tin, liên hệ các Liên Hữu Đồng Tu, Đạo Tràng, Giảng Sư, Giáo Thọ Sư… Kế hoạch xây dựng nội dung các khóa tu học, các buổi thuyết pháp… Các công tác khác theo chỉ đạo của Trưởng Ban.
-
Bộ phận phụ trách các khóa tu, học, các pháp hội: Công tác chuẩn bị cho Niệm Phật Đường, vệ sinh sàn, bố trí bồ đoàn, khăn, ghế cho Đại chúng, hướng dẫn Đại chúng trong các thời khóa, Pháp hội khi đi kinh hành và xếp hàng,… Kiểm tra, chuẩn bị âm thanh, ánh sáng và máy chiếu trong các thời khóa tu,… Các công tác khác theo chỉ đạo của Trưởng Ban.
-
Bộ Phận Thư Lục: Chịu trách nhiệm quản lý tài liệu, lưu trữ, cung cấp nguồn dữ liệu, tài liệu hệ thống thông tin dưới các dạng tài liệu bản cứng, file mềm phát hành kinh, sách, pháp bảo, áo tràng & vớ,... Bổ sung, sưu tập các nguồn tài liệu mới. Đảm bảo kinh sách, gọn gàng, ngăn nắp. Đảm bảo các công việc liên quan đến quản lý thông tin người đọc về thời gian mượn, trả, cấp phát phiếu mượn trả, thẻ thư viện,... Các công tác khác theo chỉ đạo của Trưởng Ban.
Ban Hộ chúng
Ban hộ chúng gồm các Bộ phận:
Bộ phận hậu cần:
1. Tổ Nhà Trù: Chịu trách nhiệm các công việc liên quan đến bếp ăn. Lên kế hoạch thực đơn, chuẩn bị khẩu phần ăn hàng ngày. Kiểm tra hàng hóa thực phẩm nhập và xuất, chuẩn bị nguyên liệu, sơ chế, đảm bảo vệ sinh khu vực, an toàn thực phẩm, an toàn lao động trong không gian bếp. Giữ gìn bảo quản thiết bị đồ dùng nhà bếp. Theo dõi, phối hợp bộ phận kỹ thuật bảo trì, bảo dưỡng, kiểm tra thiết bị nhà bếp như hệ thống gas, đèn, tủ lạnh, đủ mát,… Các công tác khác theo chỉ đạo của Trưởng Ban.
2. Tổ Trai Đường: Chịu trách nhiệm các công việc liên quan đến nhà ăn. Sắp xếp bàn ghế, ly tách, khay, chén, dĩa, bố trí khu vực nước uống, khu vực rửa, kệ úp ly chén. Hướng dẫn, bố trí vị trí ngồi cho các Liên hữu. Bố trí thành viên khu vực rửa chén, phân công lau dọn sàn, bàn, ghế,… Khi kết thúc các khóa tu, Pháp hội các thành viên thu gom, vệ sinh, kiểm kê tất cả bàn ghế, dụng cụ ăn uống nhập trở về kho…. Phối hợp các công tác khác theo chỉ đạo của Trưởng Ban.
3. Tổ Liêu Xá: Chịu trách nhiệm bố trí chỗ nghỉ ngơi cho đại chúng tại các liêu xá, bố trí đơn, gối, chăn, màng… kiểm tra an toàn, an ninh, vệ sinh khu vực liêu xá. Giám sát các sinh hoạt của Đại chúng tại Liêu xá như giờ giấc chỉ tịnh, nội quy tại Liêu xá, khu vực giày dép, phơi móc áo tràng,… Khi kết thúc khóa tu hay Pháp hội, kiểm tra đơn, gối, chăn, màng… kiểm kê số lượng, vệ sinh, giặt phơi và lưu kho cất giữ,... Các công tác khác theo chỉ đạo của Trưởng Ban.
4. Tổ Tri Chúng: Giám sát các sinh hoạt hàng ngày của Đại Chúng, Phổ biến / theo dõi các vấn đề Thanh Quy – Nội Quy, các vấn đề về sức khỏe, tâm lý, tâm tư nguyện vọng để kịp thời kiến nghị lên cấp trên. Phản ứng nhanh các sự cố, tình huống bất ngờ ngoài kế hoạch. Kiểm tra các hệ thống điện & cấp thoát nước để kịp thời liên hệ xử lý. Phối hợp với Ban / Bộ Phận / Tổ chuyên môn để bảo đảm các hoạt động được thuận lợi.
5.Tổ Khán Bệnh: Chịu trách nhiệm các vấn đề về y tế, sức khỏe cho Đại chúng. Chuẩn bị các loại thuốc, vật tư y tế thông thường để hỗ trỡ đại chúng trong các tình huống khẩn cấp như: huyết áp cao, tim mạch, tuột đường huyết, say xe, ăn không tiêu chướng bụng, đau bụng, nhức đầu, hoặc các tổn thương ngoài da do bất cẩn. Thực hiện nghiệp vụ sơ cấp cứu nếu có điều bất thường. Trong trường hợp khẩn cấp có những hành động cần thiết để liên hệ với cấp cứu của bệnh viện, trạm xá hoặc trung tâm ý tế địa phương,… Các công tác khác theo chỉ đạo của Trưởng Ban.
6. Tổ Tri Khố: Chịu trách nhiệm các hoạt động quản lý hàng hóa, vật phẩm, thực phẩm, cơ sở vật chất lưu trong kho. Theo dõi xuất nhập hàng hóa đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu, theo dõi hàng tồn kho, kế hoạch lập các phiếu yêu cầu mua hàng, đơn hàng theo kế hoạch. Thực hiện các công việc khác tránh bị ướt, đổ vỡ, hư hỏng, an toàn trong kho. Các công tác khác theo chỉ đạo của Trưởng Ban.
7. Tổ Chấp Tác: Chịu trách nhiệm quản lý, điều phối, giám sát, thực hiện các vấn đề vệ sinh chung cho các khu vực trước, trong và sau khi diễn ra các khóa tu và Pháp hội. Chịu trách nhiệm bảo đảm sạch sẽ, gọn gàng khu vực nhà vệ sinh, nhà tắm, khu vực phơi quần áo, khu vực giày dép. Kiểm tra hệ thống điện & cấp thoát nước thường xuyên. Thu gom & kiểm kê số lượng móc áo, bảng số, giày dép lưu trữ cẩn thận. Phân công, giám sát, đánh giá các hoạt động chấp tác cho các Liên Hệ Đồng Tu khi các vị có nhu cầu thực hiện nghĩa công, làm công quả. Các công tác khác theo chỉ đạo của Trưởng Ban.
8. Tổ Tri Khách: Chịu trách nhiệm các công việc của Lễ tân, chào đón LHĐT, khách mời,... các thủ tục nhập chúng, thông báo cập nhật số lượng kịp thời cho các bộ phận liên quan đến sự có mặt của LHĐT. Hướng dẫn / tiếp nhận thông tin đăng ký các khóa tu từ LHĐT trên website hoặc tại ĐTLHS. Kiểm tra / lưu giữ giấy tờ tuy thân CMND/CCCD của LHĐT, tổ chức triển khai thanh quy nội quy, quy tắc, quy định tại ĐTLHS. Tư vấn, giải đáp mọi thắc mắc hoặc tiếp nhận thông tin phản hồi, đóng góp ý kiến của LHĐT. Khi kết thúc các khóa tu. Xác nhận các tài sản, vật phẩm mà LHĐT mượn hoặc sử dụng, thực hiện các thủ tục xuất chúng, tiễn đoàn, trả giấy tờ tùy thân. Các công tác khác theo chỉ đạo của Trưởng Ban.
9. Bộ phận Thiện nguyện (nghĩa công): Chịu trách nhiệm tiếp nhận thông tin từ các bên tài trợ, vật phẩm - tịnh vật hoặc hiện kim - tịnh tài,… Nếu giá trị lớn trên 50.000.000 VNĐ, sau khi tiếp nhận thông tin xin chủ trương từ Ban Điều hành để có hành động xử lý cần thiết. Viết biên nhận, phiếu thu,… Nhập kho bảo quản đối với vật phẩm. Tiếp nhận thông tin các hoạt động đề nghị thiện nguyện / nghĩa công / chấp tác / làm công quả từ LHĐT để chuyển cho tổ Chấp tác hoặc các Ban / Bộ Phận / Tổ liên quan… Các công tác khác theo chỉ đạo của Trưởng Ban.
Ban Hộ pháp
